В соответствии с ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ Работодателю в течение 2020 г. необходимо подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки:

—  принять или изменить локальные нормативные акты;

—  подготовить и обсудить с представителями работников внесение изменений в коллективные договоры (при необходимости);

—  обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР.

Уже в феврале 2020 г. и далее ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным представить в ПФР сведения о трудовой деятельности при наступлении определенных случаев (п. 2.5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете), а именно в случаях:

—  приема на работу;

—  переводов на другую постоянную работу;

—  увольнения;

—  подачи зарегистрированными лицами заявлений о продолжении ведения страхователем трудовых книжек в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о предоставлении страхователем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Кроме того, работодателю необходимо письменно уведомить до 30 июня 2020 г. включительно каждого работника:

— об изменениях Трудового кодекса РФ, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;

— о праве работника путем подачи заявления сделать выбор: продолжить вести трудовую книжку в бумажном виде или предоставлять ему сведения о трудовой деятельности согласно ст. ст. 66 и 66.1 ТК РФ соответственно.

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.